Het op orde brengen van de informatiehuishouding is een meerjarig traject dat stapsgewijs wordt uitgevoerd. Hoewel al belangrijke stappen zijn gezet, verwachten wij dat het volledig op orde brengen van de informatievoorziening nog meerdere jaren in beslag zal nemen. Daarbij werken we aan structurele verbeteringen op het gebied van archivering, digitale toegankelijkheid, beveiliging en transparantie.
De prioriteit is verdeeld in 2 sporen:
- Het op orde brengen van werkprocessen en de informatiesystemen, zodat nieuwe dossiers vanaf de start gaan voldoen en na afhandeling van het dossier in 1 centraal digitaal archief komen; het zogenoemde (Pr)e-Depot.
- Kwaliteitsactiviteiten, zoals het repareren van dossiers die niet op orde zijn, het vernietigen van dossiers waarvan de bewaartermijn al lang is verstreken en het voorbewerken voor overbrenging. Deze worden in opdrachten uitgezet bij leveranciers die hiervoor specialisten hebben.
Concreet betekent dit dat ieder informatiesysteem wordt getoetst of de inrichting voldoet en zo niet dan worden de werkprocessen hierop aangepast om te kunnen voldoen aan de nieuwe wetgevingen. Ieder informatiesysteem wordt gekoppeld aan het centraal in gebruik zijnde (pr)e-depot. Hiermee wordt een centraal digitaal archief opgebouwd, van waaruit de verschillende archieftaken worden uitgevoerd. Hiermee wordt tevens gebouwd aan 1 centraal systeem waar alle informatie is terug te vinden.